La certeza de que el equipo de gestión de nóminas tiene conocimiento de las leyes, reglamentos y disposiciones laborales aplicables no siempre evita los errores involuntarios en el cálculo de nóminas y/o robo en la nómina, que a la larga son utilizados como pruebas al sistema de control del mismo, y es donde da pie al inicio del Robo en la nómina. ¿Cuáles son esos fallos o desviaciones más comunes?
Inexistencia de un sistema de trabajo o programa para calcular las nóminas
Cuando un empleado ve que cobra menos de lo que le tocaba ese mes, cuando ve que no está siendo retribuido correctamente, que se incorporan otras posiciones sin muchas responsabilidades y con altos salarios que él merecería ganar, nace el malestar en su relación con la empresa. Y al tener oportunidades (puerta abierta) cuando se paga de más, casi nadie reporta el error, o suele pasar que paga a otros empleados aunque no les corresponda con el fin de poner a prueba el control interno y si es detectado lo informa como error, y si no? Da inicio a la manipulación de los sistemas para sacar beneficio. Hasta que no lo detectamos internamente o, lo que es peor, hasta que no las detecta una auditoria, puede pasar muchísimo tiempo y con consecuencias negativas: aparecen costes y gastos que no se había presupuestado porque no se pensó en tener que subsanar esos errores.
¿Cuántas empresas no tienen reportes base de verificación de las nóminas? O se autorizan los cálculos que nacen de reportes manuales modificables, o con la calculadora al lado? Tener varios sistemas para introducir y calcular la información de la nómina y no tenerlos integrados genera angustia y, sobre todo, muchos errores e inconsistencias.
Con lo que al final, lo que hay que pagar por errores u omisiones puede superar con creces el no haber priorizado la gestión de un adecuado sistema de Control Interno y el haber invertido en un buen programa de Auditoría Interna, en CIConsultores contamos con servicios diversos al tamaño de tu necesidad.
Rellenar diferentes contraprestaciones en la nómina en función de la jornada laboral
La múltiple cantidad de conceptos llamadas hoy en día insidencias de la nómina, vuelven cada vez más complejo su administración y control. Las vacaciones, las horas extra, el plus por nocturnidad, empleados que solicitan descansos, personas en prácticas, subidas de salarios, ausencias, bajas médicas, vacaciones, contratos a tiempo parcial y demás. Cada vez hay más variables a tener en cuenta al calcular las prestaciones para cada trabajador y supervisar los conceptos de pago y su destino final.
Es muy fácil confundirse cuando los cambios en las condiciones para calcular la nómina se transmiten en una conversación de pasillo, otras veces nos encontramos con información mal indicada en cadenas de e-mail, nos llega a través de llamadas de teléfono, watsapp, o incluso a veces los datos no se transmiten a tiempo y los cambios no se pueden aplicar cuando estaba previsto, todo lo anterior facilita para que sea un rio revuelto y se tome provecho en sacar ventajas en perjuicio de la organización, da origen al nacimiento de robo en la nómina por colaboradores que identifican todo este descontrol que se genera. En CIConsultores queremos evitar los problemas y malentendidos que pueden generar diferentes canales y fuentes de información, nuestra experiencia de más de 20 años en revisión a nóminas nos permite compartir los métodos aplicados de éxito en otras organizaciones y así minimizar y prevenir perdidas en la nómina por errores voluntarios e involuntarios.
Querer rellenar las nóminas sin la antelación suficiente
Estamos viendo todos los aspectos que hay que tener en cuenta para calcular una nómina y la complejidad que supone poder consolidar toda esa información para cada empleado. Por eso, si quieres que todo esté bien desde el principio, planifícate con el tiempo suficiente para poder verificar que la información y los cálculos sean correctos mes a mes.
Y nada de intentar reaprovechar nóminas anteriores como base para ganar tiempo: aunque haya personas que se encuentren en situaciones contractuales y laborales similares en tu empresa, no siempre serán exactas. Cada mes pueden cambiar las contraprestaciones personales y es importante organizar toda la información de Recursos Humanos y tenerla al día.
El ciclo en el cálculo y pago de nóminas es clave, recibir nuevas insidencias o instrucciones de modificación a la nómina posterior al tiempo límite pude llegar a provocar errores y gestión de pago sin verificación.
Reducción de personal de administración
Ya sea por la crisis o por reducción de costos, lo cierto es que las áreas de Finanzas y Recursos Humanos también andan escasas de personal calificado en muchas empresas. ¿Cuáles son las consecuencias? La principal, la falta de control en el proceso de cálculo de nóminas, y también errores en los cálculos de los impuestos y aportaciones a la Seguridad Social. ¿A qué se deben estos errores? Manejar altos volúmenes de información con poco tiempo, uso de sistemas manuales de cálculo alternos a un sistema de nómina, administración conjunta de dos o mas personas sin un alineamiento en los objetivos y reglas, poca o nula supervisión de niveles superiores en verificar los resultados de la nómina.
Tanto por la facilidad de uso como por el ahorro económico, muchas empresas que quieren cumplir eficazmente con los trámites administrativos están confiando en softwares de nóminas que les ayuden a automatizar, sin errores, el cálculo de sus nóminas. Pero cable aclarar que un software no elimina la responsabilidad de supervisión y vigilancia en los cálculos, ya que un sistema mal administrado por lo regular no evita perdidas por errores que son ajenos al mismo sistema, cabe aclarar que los sistemas son administrados por personas y las personas siguen siendo clave en explotar adecuadamente la herramientas, no hay Software que funcione solo.