Algunas veces nos preguntamos cual es el motivo por el cual en la mayoría de las organizaciones relajan sus controles internos y deciden invertir en métodos de confianza que son por lo regular las personas las que cumplen con esta misión. Y se llega incluso a pensar que el Control Interno es reemplazado por factores humanos que muchas de las veces son vulnerables antes las necesidades de las personas.
Muchas empresas basan su administración en tener personal al que le otorgan toda su confianza en sustitución de controles, esto se da muy a menudo debido a que diseñar un modelo de control es más costoso, se tiene que invertir en sistemas, se requiere generar los puestos adecuados buscando que no tengan conflicto de interés, así como se tenga la repartición correcta buscando que exista división de funciones. Cuando las empresas comienzan, priorizan el negocio principal por el cual fueron creadas, y elegir el modelo administrativo correcto suele ser costoso e inviable en muchos casos.
¿Nos preguntamos entonces como es que sucede esto en una organización? ¿Como fue que la confianza le gano la carrera al control interno? Y no hay que dejar de señalar, que influye en gran medida que el ser humano se relaciona e interactúa, es el primer contacto del inicio de una relación laboral o profesional, en la primera entrevista a un futuro candidato siempre anteponemos la confianza que nos inspira las capacidades enlistadas por la persona, y de alguna manera el ser humano inicia otorgando cierto grado de confianza a la posición que recién se va a entregar.
Cuantas veces hemos escuchado las siguientes expresiones en alguna organización:
- ¡¡Es de mi confianza…!!
- Me lo recomendó un amigo.
- Es familiar directo de x persona.
- No va a pasar nada, es una persona de mucha confianza.
- Es amigo mío de la infancia, y puedo confiar en él.
Y así podemos enlistar mas expresiones relacionadas a la “Confianza” que usamos en las relaciones laborales. Pero, ¿qué sucede cuando una empresa que inicio pequeña crece? ¿A caso vamos a llenar la mayoría de las vacantes con personal que es de nuestra confianza? ¿O sucede que le preguntamos a nuestros empleados de más confianza si ellos conocen a alguien de su Confianza? Se vuelve un efecto multiplicador en dónde se deja de lado definir un correcto modelo de administración y control.
¿Pero cuáles pueden ser los riesgos de reemplazar los controles internos que deberíamos tener versus la confianza?
- Puestos con múltiples tareas, con alto grado de conflicto de interés.
- Se carece de división de funciones al contar con un organigrama reducido en donde una misma posición realiza varias actividades incompatibles.
- Carencia de controles visibles a los cuales se les pueda dar seguimiento, ya que se cree que el control son las personas.
- Dificultad para medir y llevar indicadores, ya que muchas actividades se dan por aseguradas al recibir respuestas satisfactorias de quien las administra.
- Dependencia hacia la persona, ya que cuando no existen controles visibles, solo se tiene la confirmación del responsable de que las cosas estan bien, y al ser de confianza se toma como valido.
- Ausencia de evidencia suficiente para integrar algun posible fraude, e inculpar a los responsables.
Es muy común observar que, en muchas organizaciones, tienen alguna parte de su infraestructura administrativa basada en confianza, pero; ¿a qué se debe esto? ¿Fue planeado así? Y la respuesta es que en muchos casos si, invertir en sistemas de control es mucho más costoso que dejar la responsabilidad a una persona a la que se le pedirá cuidar ciertos aspectos, definir un modelo administrativo creando todas las posiciones necesarias generara mas costo de nomina solo por el hecho de no dejar a una misma persona varias responsabilidades en conflicto de interés, y suele suceder que esas empresas al crecer no se dan cuenta de que esa práctica debió ser provisional, que el volumen de la operación creció y es momento de cambiar a un modelo administrativo con el adecuado control interno.
Pero porque puede la “Confianza” convertirse en algo nocivo para una organización, cuando debería ser algo bueno, pasa lo siguiente:
- Tener puertas abiertas (falta de supervisión y control) en una organización es administrar con riesgo, y alguna persona que se vea forzada a cubrir alguna necesidad inmediata puede ser tentada a cruzar esa linea, sentirse poco valorado o remunerado podrían ser los detonantes.
- El crecimiento de las organizaciones es otra de las causas que dificulten que se siga administrando en base a la confianza, el alto volumen de transacciones e información pueden volver complicado controlar y asegurar el patrimonio de la organización, en este punto se vuelve indispensable invertir en sistemas y controles internos que ayuden a simplificar, monitorear y dar seguimiento.
- Y una de las principales consecuencias de tomar la confianza como base, es la relajación de los diferentes niveles de la organización hacia los controles, encontrando en este síntoma un respaldo ficticio, que termina detonando cuando se detecta algun fraude o desvió importante, o cuando la liquidez o ganancias disminuyen al grado de ser palpables.
Podemos concluir que la “Confianza” es uno de los primeros factores a los que les abrimos la puerta en muchos ámbitos de la vida y en las organizaciones no es la excepción, pero no debería ser la base para garantizar que se tiene un adecuado modelo de control interno. Por lo cual es importante dar la importancia que se debe a la inversión en un modelo de control interno y a la reducción o eliminación de posiciones que su meta es ser el control mismo. En CIConsultores contamos con personal experto y le podemos ofrecer un diagnostico de la actualidad de su administración, es una inversión que estamos seguros le ayudara en prevenir futuras perdidas.