Parecería inverosímil, pero en muchos casos, el modus operandi consiste en transferencias electrónicas de efectivo hechas directamente de la cuenta bancaria de la compañía a la de un empleado. Generalmente la administración no se da cuenta de esta anomalía hasta después de un periodo promedio de 6 meses. En otras ocasiones existen cheques emitidos al mismo beneficiario varias veces, cheques que se emiten “a nosotros mismos” y que son cambiados por efectivo.

Cuando hay una caja general o incluso cajas chicas, se intercambia la comodidad por el control, y hemos visto casos donde se deposita el monto de la caja chica a un empleado en su cuenta personal.

Algunas de las razones más comunes detrás de todos estos ejemplos son:

1. Existen empleados dentro del departamento de Finanzas que pueden hacer transferencias electrónicas desde su computadora sin que haya una segunda firma que las autorice.
2. Las conciliaciones bancarias no son revisadas con el detalle necesario.
3. Las salidas de efectivo no se documentan y no se autorizan conforme a las políticas de la compañía “debido a la urgencia”.
4. La “posición de efectivo” (cuánto dinero se tiene disponible) no es revisada con frecuencia y con detalle por los altos mandos de la administración.
5. No se le asigna responsabilidad sobre el efectivo a los empleados involucrados.

Cuando se descubren este tipo de incidencias de fraude, generalmente se puede demostrar que hubo robo y comenzar una causa penal en contra del empleado. Sin embargo, lo más difícil es la recuperación de los activos.